La synchronisation de fichiers est l’action qui permet de lier automatiquement deux ou plusieurs espaces de stockage ensemble, afin que ceux-ci affichent simultanément les mêmes données au même moment.

Fonctionnement et explications

Dans les faits, la synchronisation de fichiers et de répertoires correspond au principe du « cloud computing ». Ainsi, un enregistrement de données est réalisé sur un serveur afin que celles-ci communiquent en continu. Chaque utilisateur voit ses droits différer selon son degré d’implication concernant ces données. Il peut ainsi :

• Ajouter des données ;
• Modifier le contenu des fichiers ;
• En supprimer certains.

Dès qu’il réalise l’une de ces actions, la synchronisation de fichiers se charge d’effectuer la même action sur l’ensemble du serveur, afin que tous bénéficient d’une copie identique du répertoire dont il est question. Ce processus est utilisé par les entreprises qui souhaitent bénéficier d’un espace de travail commun et continuellement mis à jour.

Il faut cependant distinguer synchronisations unidirectionnelle et bidirectionnelle. La première permet d’opérer une modification à sens unique : les fichiers sont bien mis à jour sur le serveur commun, sans qu’un autre utilisateur ne puisse les modifier à son tour. La seconde permet à plusieurs utilisateurs d’effectuer librement les changements qu’ils souhaitent faire. Les modifications s’appliquent ainsi sur le répertoire commun, qu’ils viennent d’un sens ou d’un autre. Le type de synchronisation dépend donc des accès dont dispose chacun des utilisateurs.

 

Quels en sont les avantages concrets ?

Sachant les problématiques auxquelles font face les professionnels, les avantages de la synchronisation de fichiers et de répertoires s’avèrent multiples.

Simplicité

Dans un premier temps, le processus de synchronisation de fichiers facilite les échanges entre les collaborateurs d’une entreprise. En effet, le fait d’avoir accès aux fichiers en temps réel permet de favoriser une simplification des process.

En ce sens, la prise de décision s’en trouve nettement accélérée puisque le chef de projet peut consulter l’avancement du travail en toute simplicité. La sécurisation et le stockage des données sont ainsi assurés automatiquement, puisqu’elles sont sauvegardées sur un serveur externe à l’entreprise.

Disponibilité

Le fait d’opter pour une solution de synchronisation de fichiers et de répertoires permet de stocker des fichiers sur un serveur distant hébergé par un data center. De cette façon, les données sauvegardées demeurent toujours accessibles, quelles que soient les circonstances :

• Panne de serveur interne ;
• Piratage de données ;
• Incendie, etc.

La synchronisation de fichiers et de répertoires est donc également un gage de sécurité supplémentaire qui garantit la disponibilité en continu des données sensibles et confidentielles de l’entreprise.

Collaboration à distance

Finis les transferts de fichiers par clé USB, les partages par le biais de Google Drive ou d’autres outils collaboratifs non sécurisés. Désormais, les collaborateurs, qu’ils se trouvent dans les mêmes locaux, sur un autre site ou même dans des pays différents, peuvent directement avoir accès aux fichiers partagés.

De plus, les fichiers de l’entreprise étant consultables sur différents supports, le processus de synchronisation de fichiers et de répertoires rend les collaborateurs toujours plus mobiles. Cela s’explique notamment par le fait qu’ils peuvent avoir accès aux données depuis n’importe où et n’importe quel outil. Ce qui se révèle être pratique lors de déplacements professionnels où lesdits collaborateurs doivent disposer des dernières versions des fichiers en question afin d’être toujours opérationnels.

Gain d’efficacité

Le fait que chaque collaborateur puisse apporter sa contribution sans bloquer le travail d’un autre permet de favoriser une entente collaborative optimale. La collaboration professionnelle est donc plus simple que jamais avec une solution de synchronisation de fichiers et de répertoires.

Avec une telle solution en sa possession, il n’est plus nécessaire de disposer d’un espace de co-working à proprement parler, étant donné que l’outil de partage informatique permet d’atteindre des performances nettement supérieures : mutualisation des informations en temps réel, dématérialisation du travail, etc.

Mettre en commun les données de postes et/ou collaborateurs différents

Il est également possible grâce à un outil de synchronisation de fichiers et de répertoires de mettre en commun des données professionnelles entre plusieurs collaborateurs d’une même entreprise ou d’une structure partenaire. Ainsi, grâce aux options de sécurisation et aux possibilités de partage permises par un tel système, les collaborateurs d’une entreprise peuvent facilement :

• Se partager entre eux les fichiers qu’ils souhaitent ;
• Conférer l’accès à des intervenants externes ;
• Disposer d’une totale liberté d’action quant aux possibilités collaboratives.

Les options de sécurité permettent de conserver un haut niveau de confidentialité en autorisant ou en restreignant l’accès à certaines personnes. Les interlocuteurs pouvant accéder et mettre à jour les fichiers se verront ainsi octroyer un accès privilégié ayant une influence directe sur l’intégrité des fichiers du serveur. Tandis que les intervenants n’étant pas autorisés à modifier ces données ne pourront que les consulter et observer les éventuels changements opérés en temps réel.

La synchronisation selon WeDrop

Véritable plateforme de collaboration professionnelle, WeDrop propose dans son offre une solution de synchronisation de fichiers et de répertoires : WeDrop Synchro. Grâce à celle-ci, vous pouvez accéder en toute simplicité aux fichiers stockés sur différents ordinateurs.

Le tout, à partir d’une interface intuitive qui regroupe l’ensemble des données à un seul endroit et en assure la mise à jour en temps réel. Ainsi, le logiciel permet de faciliter les échanges entre les différents collaborateurs d’une entreprise, étant alors en mesure d’accéder aux données en naviguant simplement dans les répertoires WeDrop. L’outil permet aussi de donner ou de restreindre l’accès à des répertoires et fichiers à certains utilisateurs.

Une plateforme de partage de documents, pour quoi faire ? Qui peut bien avoir besoin d’un tel outil de travail collaboratif ? De fait, la digitalisation des échanges rend ce type de service indispensable pour tous les professionnels. Elle exige en effet de nouvelles approches en matière de stockage, de sécurité, d’échange, de partage…

Les fichiers voyagent davantage, de manière dématérialisée. Les documents et les versions se multiplient. Le télétravail est entré dans les mœurs. Dès lors, la gestion de vos documents ne peut être laissée au hasard.

Un fichier professionnel ne doit pas circuler de manière hasardeuse sur des réseaux plus ou moins sécurisés. Il vous faut passer par une plateforme de stockage et de partage pour tous vos échanges : en interne, avec vos collaborateurs en déplacement ou en télétravail, mais aussi en externe, avec vos clients et vos fournisseurs. Tous les services de votre entreprise sont donc concernés, de façon ponctuelle ou sur le long terme.

Stockage et lecture des fichiers du travail collaboratif en ligne

Dans un premier temps, il vous faut trouver une solution de stockage adéquate pour vos documents numériques. Le stockage local, au sein de votre entreprise, est certes important mais non suffisant. Tout d’abord parce qu’il est indispensable de conserver une copie de ces fichiers dans un endroit sécurisé. Ensuite, parce que ces documents ne seraient alors pas accessibles à vos collaborateurs en déplacement ou en télétravail. Avec WeDrop, vous bénéficiez d’un stockage à distance sur des serveurs sécurisés situés en France. Cette redondance vous assure la sauvegarde de vos données. De plus vous pouvez, où que vous soyez, accéder à vos documents grâce à l’application WeDrop. Simple d’utilisation, son organisation ergonomique vous permet de classer, ranger, organiser vos dossiers.

L’arborescence détaillée de votre espace de stockage assure un accès rapide et simple aux répertoires et fichiers, qui peuvent être marqués comme : téléchargés, copiés, commentés, déplacés, renommés… Par ailleurs, WeDrop offre une possibilité de consultation de vos documents en ligne, sans avoir à les télécharger au préalable. Cette fonctionnalité est compatible avec Word, Excel, PowerPoint, PDF, Autocad, les fichiers audio et images et tous les formats les plus courants. Inversement, il vous sera très facile de télécharger des documents, voire des répertoires entiers, vers l’espace en ligne.

Partage de fichiers en ligne : invitation et droits

Dès lors, ce stockage distant accessible en ligne permet des solutions de partage innovantes. Plus besoin d’avoir recours à des clés USB ou des CD, inutile de tenter d’envoyer vos dossiers, souvent trop lourds, par email. WeDrop vous permet d’avoir accès à vos documents et de les partager en quelques clics avec vos collaborateurs ou vos clients. Grâce à WeDrop, vous pouvez rendre disponibles les dossiers de votre choix aux collaborateurs réunis sur un même projet.

Les droits accordés à chacun correspondent à son rôle dans le projet. Vous pouvez ainsi distinguer le manager, les contributeurs ou encore les lecteurs, qui peuvent consulter les documents mais non les modifier.

Mais comment faire si vos interlocuteurs ne possèdent pas de compte WeDrop ? Il vous suffit de leur envoyer un lien public ou un lien protégé par mot de passe. Ils pourront ainsi accéder aux fichiers que vous souhaitez partager avec eux. Vous pouvez activer les permaliens mais aussi les interrompre à tout moment. Avec WeDrop, vous pouvez donc créer votre propre espace client.

Travail collaboratif : suivi de projet, alertes et notifications, commenter et animer

Au-delà du simple partage, WeDrop permet un véritable travail collaboratif. Grâce au fil d’actualité, vous pouvez savoir en temps réel qui intervient sur les fichiers. Vous pouvez également intervenir vous-même et commenter les fichiers. L’application vous avertit dès qu’une mise à jour intervient. Les alertes et notifications vous signalent aussi si quelqu’un poste un commentaire ou importe un nouveau fichier dans le projet.

Pour animer vos projets, vous pouvez ainsi commenter des éléments du dossier et répondre à des commentaires. Vous avez également la possibilité d’envoyer à vos interlocuteurs des notifications individuelles ou collectives.

Personnalisation de l’interface, de l’accès au site et de l’espace client

WeDrop vous offre aussi la possibilité d’afficher les couleurs de votre entreprise sur votre plateforme. Ainsi, vos collaborateurs, vos partenaires et vos clients pourront évoluer dans un environnement clairement identifié. Vous pouvez incorporer votre logo en tête de vos emails. Les avatars utilisateurs sont également personnalisables. Lorsque vous envoyez un lien de partage à un client, il peut également comporter le nom de votre société. La page de connexion à votre site peut aussi arborer vos couleurs, et l’URL comporter le nom de votre entreprise, sur un modèle de type masociete.wedrop.com.

Grâce à la personnalisation WeDrop, vous pouvez très facilement mettre en place un espace client affichant vos couleurs pour un travail collaboratif plus fluide.

Administration des utilisateurs, suivi des accès, gestions des options

Afin de gérer les différentes fonctionnalités de WeDrop, vous disposez d’une console d’administration très complète. Elle vous permet de créer des comptes utilisateurs et de les gérer selon vos besoins : collaborateur, service, client… Pour chaque compte, il vous est possible de définir des droits, de suspendre ou de modifier les accès, de les supprimer. La gestion des accès peut s’opérer par groupes : collaborateurs, invités, clients… Les droits peuvent être accordés ou révoqués de manière individuelle ou collective.

Enfin, la console d’administration vous donne accès à des options techniques et fonctionnelles. Choisissez vos paramètres de sécurité (cryptage, checksum, antivirus…) et les fonctionnalités souhaitées (organisation, lecture de fichiers…). Définissez aussi l’espace de stockage, le nombre d’utilisateurs, le poids des fichiers autorisés

La plateforme WeDrop est sécurisée par mot de passe et bénéficie d’une analyse antivirale intégrale afin de vous éviter tout risque d’attaques. Vos données sont hébergées entièrement en France.

En quelques années, notre manière de travailler a radicalement changé. Lieux, horaires, supports, les cadres du travail ont explosé. Une grande part de notre activité est désormais dématérialisée. Par ailleurs, nous échangeons chaque jour une quantité croissante de données. Dès lors, comment concilier travail nomade sur de multiples supports et coordination des collaborateurs ? Comment échanger des données en toute sécurité et sans perte de temps pour travailler de façon optimale ?

De nouvelles pratiques de travail

Les salariés, aujourd’hui, ne sont plus cantonnés dans un bureau à travailler toute la journée sur le même ordinateur. Ils sont mobiles, assistent à des réunions, vont voir des clients et surtout télétravaillent. La crise sanitaire, bien sûr a amplifié le phénomène très récent qu’est le télétravail. Les chefs d’entreprise connaissent désormais les nombreux avantages qu’il procure. Outre son indéniable intérêt dans la lutte contre la pandémie, il offre, par exemple, une grande flexibilité dans la gestion des ressources humaines. Il permet également de réduire les problèmes liés aux déplacements domicile-travail : embouteillages, grèves de transport…

En cas de travaux, déménagement des locaux ou transfert d’activité, le travail est moins impacté. Pour les salariés, cette pratique est appréciable. Elle facilite la gestion des enfants et des rendez-vous extra-professionnels. Elle permet aussi d’alléger les horaires de la journée en supprimant le temps de transport. Le télétravail est également valorisant, car il met l’accent sur l’autonomie du salarié.

Ce dernier, plus autonome, moins stressé, gagne en productivité. Mais le télétravail n’est pas la seule source de mobilité du salarié. Il peut, selon ses fonctions, quitter l’entreprise pour assister à des réunions, se rendre à des rendez-vous, en formation, etc. Dès lors, il n’utilise plus un support unique de travail, mais a recours à plusieurs appareils. PC au bureau, ordinateur portable à la maison, tablette en déplacement, smartphone en toutes circonstances… La multiplication des lieux et des supports de travail pose donc la question, essentielle, du suivi des dossiers partout et en toutes circonstances. Comment travailler à plusieurs sur un même dossier lorsque l’on n’est pas dans le bureau voisin ? Accéder à ses fichiers depuis l’autre bout du monde ou sa salle à manger ? Communiquer un document à un client en quelques secondes ? Le partage de fichiers est au cœur de la pratique contemporaine des entreprises.

Le partage de fichiers en entreprise, une pratique incontournable

Dès lors, comment procéder ? L’échange par boîte mail est la solution qui vient spontanément à l’esprit. Elle est toutefois insuffisante pour les fichiers volumineux. On peut alors envisager d’utiliser le réseau interne de l’entreprise, ce qui fonctionne dans une certaine limite. Si le partage de fichiers est en effet possible dans cette configuration, ses fonctionnalités sont réduites. Elle ne permet pas, par exemple, la gestion des différentes versions d’un document, et n’autorise pas non plus les commentaires de documents. Elle rend impossible tout partage avec une personne extérieure à l’entreprise. Par ailleurs, les salariés en déplacement peuvent difficilement avoir accès aux documents stockés sur l’intranet. De plus, l’accès hors ligne est impossible.

La solution idéale pour le partage de fichiers en entreprise est donc le recours à une plateforme spécialisée. Ces plateformes proposent un mode de partage très performant. Le stockage des documents est en ligne et sur des serveurs distants. Chaque collaborateur peut à tout moment y accéder depuis n’importe où via l’application dédiée. Il peut pour cela utiliser toutes sortes d’appareils, PC, tablette, smartphone, via Android, Mac OS, Windows… De plus, ce système permet de partager très facilement un dossier avec une personne extérieure à l’entreprise. Il gère les différentes versions des documents, permet de commenter ces derniers et propose un suivi des modifications. Bien sûr, l’offre est vaste, et il ne faut pas se tromper.

Trois options de partage de fichiers avec WeDrop

WeDrop est une plateforme de partage de fichiers parfaitement sécurisée pour entreprise fournies par Dropcloud. Tous vos documents sont chiffrés de bout en bout lors du transfert. Vous pouvez donc en toute tranquillité partager vos fichiers selon trois méthodes différentes.

• La première est l’envoi par mail, classique et rapide pour les documents de faible volume.
• La seconde est l’invitation. Vous pouvez inviter une personne à accéder à tout ou partie de vos documents. Pour cela, il vous suffit de choisir ses droits dans l’interface de gestion : manager, contributeur, lecteur. Votre interlocuteur reçoit un login et un mot de passe. Il peut désormais se connecter et consulter les fichiers en question. Il peut, si ses droits l’y autorisent, modifier ces documents. S’il est simple lecteur, il peut les consulter sans les modifier, ce qui est une garantie supplémentaire de sécurité. Enfin, vous pouvez à tout moment modifier le statut d’un collaborateur, supprimer un accès ou inviter un nouvel intervenant.
• La troisième solution est l’accès par permalien. Vous pouvez partager un fichier ou un répertoire sous forme de lien. Ce lien peut être public, ou protégé par un mot de passe. Il peut être activé, interrompu et réactivé selon vos besoins.

Cette solution, pratique, simple et sécurisée, est très souple d’utilisation. Votre console d’administration vous permet de gérer tous les accès simplement, et même de les traiter par groupes : clients, invités, collaborateurs… WeDrop rend le travail collaboratif simple et intuitif, et le partage de documents à la fois souple et sécurisé.