Le télétravail et le partage de documents n’ont jamais été aussi importants. Les situations conduisant les salariés comme les entrepreneurs à travailler sur plusieurs sites et notamment à domicile se multiplient. Les échanges et le travail multi site sont désormais quotidiens. Mais, un problème surgit dès lors qu’il s’agit de travailler sur des fichiers communs à chaque lieu de travail. Ce genre de limite peut facilement entraver et ralentir les professionnels qui ont régulièrement besoin de collaborer et d’échanger des contenus aussi nombreux que volumineux.

Pourquoi adopter le télétravail ?

Les avantages du télétravail pour les entreprises

• La flexibilité dans la gestion des ressources humaines,
• La réduction des problèmes liés aux absences et aux retards surtout dans les grandes villes en cas de bouchons, grèves …
• L’amélioration de la qualité de vie des salariés au travail ce qui aura pour conséquence d’accroître leur productivité, leur motivation et leur implication,
• Une meilleure gestion des déménagements et des transferts d’activité.

Les avantages du télétravail pour les salariés

• La réduction, voir la suppression du temps passé dans les transports,
• Des horaires de travail plus souples qui permet une meilleure gestion du temps de travail,
• Le gain d’autonomie dans la gestion des taches et de l’emploi du temps,
• L’accroissement de l’efficacité qui entraîne une meilleure productivité,
• La diminution du stress engendré par les déplacements qui entraîne une meilleure gestion du rapport entre la vie personnelle et professionnel.

Les solutions de télétravail et de partage de documents 

Disposer de tous ses dossiers à jour sur son ordinateur lorsqu’on fait du télétravail peut très vite être un casse-tête surtout quand ont à besoin d’échanger et de partager la bonne version de document avec ses collègues.

Dématérialisée, le travail sur une plateforme qui se trouve à distance dans des serveurs dédiés et accessibles en permanence, à condition d’avoir une connexion internet peut donc être utile. Mais au-delà du gain de temps généré, vous pouvez bénéficier de nombreux autres avantages.

Principaux atouts

En déposant, en collaborant et en partageant des fichiers sur une solution en ligne, les données de l’utilisateur sont stockées sur les serveurs de l’hébergeur. Ce genre de délocalisation permet tout d’abord d’économiser de l’espace physique au sein de vos propres locaux.

À l’image des versions ordinateur et mobile de tout réseau social, il est possible de contrôler en quelques clics les paramètres de partage ou de confidentialité. Proposant d’autres services que le stockage, les hébergeurs tentent d’apporter une réelle plus-value en matière de services. Ce qui facilite ainsi la coopération entre vos collaborateurs et autres partenaires extérieurs.

Pour aider les professionnels, DropCloud a développé WeDrop. Avec WeDrop vos fichiers sont  :

• Accessibles à tout moment via une connexion internet via un navigateur ou une appllication mobiles iOS ou Android ;
• Synchronisés entre vos différents postes
• Sauvegardées en permanence ;
• Chiffrées et sous votre contrôle.

WeDrop : un outil complet de télétravail et de travail collaboratif

Avec WeDrop, il est possible de créer un emplacement numérique sur lequel plusieurs collaborateurs peuvent partager et éditer l’arborescence organisée de leurs travaux. Grâce à un système d’alertes et de notifications, l’utilisateur peut suivre en direct les actions menées et communiquer à l’aide de commentaires.

En complément des visioconférences ou simplement pour des projets en groupe, WeDrop ouvre la démocratisation du travail collaboratif.

Wedrop est une solution collaborative télétravail et de partage de documents en ligne. Il simplifie le « travail à plusieurs » ! Créez simplement un espace client, partenaire et collaborateurs. Les documents relatifs à un projet ou un client sont regroupés dans le même espace personnalisé en ligne. L’ensemble des intervenants sur un projet reçoivent des notifications dès sa mise à jour. Finis les problèmes de type ou de taille de fichier car, WeDrop gère aussi les fichiers volumineux.

• Il permet le stockage et le partage en ligne des documents dans le cadre de projets collaboratifs,
• Vos fichiers sont disponibles où que vous soyez avec le logiciel de synchronisation WeDrop Synchro,
• Avec les applications mobile-tablette Android et Apple, ainsi que le logiciel de synchronisation pour ordinateurs Mac et PC vous restez connecté et à jour de tous vos documents. Les applications et logiciels WeDrop sont intégrés à votre compte sans supplément et disponible également sur Mobile.

Disposer à tout moment, sur sa tablette ou son portable, de l’intégralité des documents relatifs à un projet représente un gain de temps considérable pour les professionnels. C’est désormais possible grâce à la synchronisation de fichier, un service indispensable proposé par DropCloud.

Qu’est-ce que la synchronisation de fichier ?

La synchronisation de fichier consiste à faire correspondre exactement les documents stockés sur deux ou plusieurs espaces de stockage distincts. Toute modification portée sur l’un de ces fichiers par un utilisateur habilité est automatiquement reportée dans les différents espaces de stockage. Elles sont dès lors visibles par tous les utilisateurs. Ces modifications, ajouts ou suppressions sont en effet gérés par le logiciel de synchronisation.

Ainsi, chaque espace de stockage possède à tout moment un contenu strictement identique. Celui-ci est consultable sur les différents appareils connectés au logiciel de synchronisation. Tablette, smartphone, portable, chacun peut à chaque instant disposer de l’intégralité des documents partagés. De plus, leur mise à jour s’effectue de façon automatique, sans aucune intervention des utilisateurs.

Comment maintenir les fichiers synchronisés en temps réel ?

Pour opérer cette mise à jour en temps réel, il existe deux solutions. La première consiste à utiliser un logiciel de synchronisation, qui peut agir localement ou sur un réseau privé. La seconde passe par la mise en œuvre d’une application web, installée sur chacun des appareils des utilisateurs concernés. Un espace de stockage y est associé, dans lequel peuvent être placés tous les fichiers à partager.

Chaque utilisateur se voit attribuer un compte, qui lui permet l’accès à ses documents depuis ses différents appareils numériques. Dès lors, le processus s’opère de façon automatique. Toute modification par l’un des utilisateurs est immédiatement répercutée sur les versions du document présentes dans chaque espace de stockage associé. Pour cela, seules deux conditions sont requises : avoir une connexion réseau et avoir activé l’application.

Un atout pour votre la productivité

La synchronisation de fichiers est aujourd’hui un outil indispensable pour assurer une réelle efficacité professionnelle. Elle représente en effet un gain de temps considérable. Tout d’abord, tous les documents relatifs à un projet sont immédiatement disponibles. Ainsi, chaque collaborateur impliqué dans le projet a un accès immédiat à ces fichiers, sans avoir à solliciter un tiers. De plus, cette solution évite tout conflit de version.

Chacun dispose dans son espace de stockage de la version la plus récente d’un document donné, ce qui permet d’éviter tout malentendu. Cela évite également d’accumuler les versions révisées, encombrantes et souvent inutiles.
Enfin, les fichiers ainsi synchronisés sont disponibles partout grâce à vos outils numériques. Que vous soyez en réunion, chez un client ou dans votre bureau, vous ne risquez plus d’oublier un dossier ou d’emporter le mauvais document. La synchronisation de fichier représente donc un réel avantage pour la productivité de votre entreprise.

Par ailleurs, la synchronisation de fichier offre des possibilités intéressantes en matière de sécurité informatique. En effet, les dossiers ainsi sauvegardés se trouvent de fait à l’abri d’un problème matériel ou informatique survenant sur l’un des appareils utilisés. De plus, il est possible de protéger l’espace de stockage au moyen de différents protocoles d’accès. Enfin, vous pouvez programmer des sauvegardes régulières évitant toute perte définitive de documents.

Comment choisir son logiciel de synchronisation de fichier ?

Aujourd’hui, les offres de logiciel de synchronisation de fichier sont nombreuses sur le marché. Néanmoins, toutes ne se valent pas. Bien sûr, les critères de choix de tout logiciel s’appliquent également aux applications de synchronisation. Coût, ergonomie, rapidité, fiabilité, compatibilité sont ainsi à prendre en compte, mais il existe également des critères plus spécifiques. Il faut notamment envisager la capacité de stockage proposée en fonction de vos besoins. Il faut également étudier les protocoles de sécurité proposée. Très important également, tous les logiciels n’offrent pas les mêmes capacités collaboratives.

Il faut donc être attentif au nombre d’utilisateurs proposé et aux options de partage. Partager simplement un fichier ou un dossier, avec ou sans autorisation de modification, peut en effet s’avérer très utile. L’interface administrateur est à étudier tout particulièrement, ainsi que les possibilités qu’elle offre.

La solution WeDrop synchro de DropCloud pour la synchronisation de fichier

Avec WeDrop, DropCloud vous propose un outil simple et efficace de partage de fichiers. Les fichiers partagés peuvent être consultables en ligne, sans qu’il soit nécessaire de les télécharger. Ils sont consultables à partir de n’importe quel appareil grâce à un compte utilisateur ou invité. Les fichiers peuvent aussi faire l’objet d’un partage au moyen de liens, que vous pourrez interrompre ou activer à tout moment.

Selon la formule que vous choisissez, le nombre d’utilisateurs ainsi que l’espace de stockage sont adaptés à vos besoins, et peuvent même être illimités, tout comme le nombre d’invités. De plus, l’interface est personnalisable pour correspondre à l’image de votre entreprise, et un nom de domaine dédié peut y être associé. Autre avantage, WeDrop vous offre la possibilité de créer votre propre espace client, que vous pourrez également personnaliser.

Par ailleurs, la console d’administration, très ergonomique, vous permet de gérer de façon simple et rapide les comptes utilisateurs, les comptes invités, et même de gérer les autorisations par groupes. Vous pouvez également régler les paramètres de votre WeDrop selon vos besoins, notamment en termes de sécurité. Vous bénéficiez bien sûr d’une connexion sécurisée SSl 128 bits et d’un support technique par mail et par téléphone. De plus, sachez que nos serveurs sont hébergés en France ! WeDrop représente donc une solution complète et ergonomique de synchronisation et de partage de fichiers.