Qu’est-ce que la synchronisation de fichiers ?

La synchronisation de fichiers est l’action qui permet de lier automatiquement deux ou plusieurs espaces de stockage ensemble, afin que ceux-ci affichent simultanément les mêmes données au même moment.

Fonctionnement et explications

Dans les faits, la synchronisation de fichiers et de répertoires correspond au principe du « cloud computing ». Ainsi, un enregistrement de données est réalisé sur un serveur afin que celles-ci communiquent en continu. Chaque utilisateur voit ses droits différer selon son degré d’implication concernant ces données. Il peut ainsi :

• Ajouter des données ;
• Modifier le contenu des fichiers ;
• En supprimer certains.

Dès qu’il réalise l’une de ces actions, la synchronisation de fichiers se charge d’effectuer la même action sur l’ensemble du serveur, afin que tous bénéficient d’une copie identique du répertoire dont il est question. Ce processus est utilisé par les entreprises qui souhaitent bénéficier d’un espace de travail commun et continuellement mis à jour.

Il faut cependant distinguer synchronisations unidirectionnelle et bidirectionnelle. La première permet d’opérer une modification à sens unique : les fichiers sont bien mis à jour sur le serveur commun, sans qu’un autre utilisateur ne puisse les modifier à son tour. La seconde permet à plusieurs utilisateurs d’effectuer librement les changements qu’ils souhaitent faire. Les modifications s’appliquent ainsi sur le répertoire commun, qu’ils viennent d’un sens ou d’un autre. Le type de synchronisation dépend donc des accès dont dispose chacun des utilisateurs.

Quels en sont les avantages concrets ?

Sachant les problématiques auxquelles font face les professionnels, les avantages de la synchronisation de fichiers et de répertoires s’avèrent multiples.

Simplicité

Dans un premier temps, le processus de synchronisation de fichiers facilite les échanges entre les collaborateurs d’une entreprise. En effet, le fait d’avoir accès aux fichiers en temps réel permet de favoriser une simplification des process.

En ce sens, la prise de décision s’en trouve nettement accélérée puisque le chef de projet peut consulter l’avancement du travail en toute simplicité. La sécurisation et le stockage des données sont ainsi assurés automatiquement, puisqu’elles sont sauvegardées sur un serveur externe à l’entreprise.

Disponibilité

Le fait d’opter pour une solution de synchronisation de fichiers et de répertoires permet de stocker des fichiers sur un serveur distant hébergé par un data center. De cette façon, les données sauvegardées demeurent toujours accessibles, quelles que soient les circonstances :

• Panne de serveur interne ;
• Piratage de données ;
• Incendie, etc.

La synchronisation de fichiers et de répertoires est donc également un gage de sécurité supplémentaire qui garantit la disponibilité en continu des données sensibles et confidentielles de l’entreprise.

Collaboration à distance

Finis les transferts de fichiers par clé USB, les partages par le biais de Google Drive ou d’autres outils collaboratifs non sécurisés. Désormais, les collaborateurs, qu’ils se trouvent dans les mêmes locaux, sur un autre site ou même dans des pays différents, peuvent directement avoir accès aux fichiers partagés.

De plus, les fichiers de l’entreprise étant consultables sur différents supports, le processus de synchronisation de fichiers et de répertoires rend les collaborateurs toujours plus mobiles. Cela s’explique notamment par le fait qu’ils peuvent avoir accès aux données depuis n’importe où et n’importe quel outil. Ce qui se révèle être pratique lors de déplacements professionnels où lesdits collaborateurs doivent disposer des dernières versions des fichiers en question afin d’être toujours opérationnels.

Gain d’efficacité

Le fait que chaque collaborateur puisse apporter sa contribution sans bloquer le travail d’un autre permet de favoriser une entente collaborative optimale. La collaboration professionnelle est donc plus simple que jamais avec une solution de synchronisation de fichiers et de répertoires.

Avec une telle solution en sa possession, il n’est plus nécessaire de disposer d’un espace de co-working à proprement parler, étant donné que l’outil de partage informatique permet d’atteindre des performances nettement supérieures : mutualisation des informations en temps réel, dématérialisation du travail, etc.

Mettre en commun les données de postes et/ou collaborateurs différents

Il est également possible grâce à un outil de synchronisation de fichiers et de répertoires de mettre en commun des données professionnelles entre plusieurs collaborateurs d’une même entreprise ou d’une structure partenaire. Ainsi, grâce aux options de sécurisation et aux possibilités de partage permises par un tel système, les collaborateurs d’une entreprise peuvent facilement :

• Se partager entre eux les fichiers qu’ils souhaitent ;
• Conférer l’accès à des intervenants externes ;
• Disposer d’une totale liberté d’action quant aux possibilités collaboratives.

Les options de sécurité permettent de conserver un haut niveau de confidentialité en autorisant ou en restreignant l’accès à certaines personnes. Les interlocuteurs pouvant accéder et mettre à jour les fichiers se verront ainsi octroyer un accès privilégié ayant une influence directe sur l’intégrité des fichiers du serveur. Tandis que les intervenants n’étant pas autorisés à modifier ces données ne pourront que les consulter et observer les éventuels changements opérés en temps réel.

La synchronisation selon WeDrop

Véritable plateforme de collaboration professionnelle, WeDrop propose dans son offre une solution de synchronisation de fichiers et de répertoires : WeDrop Synchro. Grâce à celle-ci, vous pouvez accéder en toute simplicité aux fichiers stockés sur différents ordinateurs.

Le tout, à partir d’une interface intuitive qui regroupe l’ensemble des données à un seul endroit et en assure la mise à jour en temps réel. Ainsi, le logiciel permet de faciliter les échanges entre les différents collaborateurs d’une entreprise, étant alors en mesure d’accéder aux données en naviguant simplement dans les répertoires WeDrop. L’outil permet aussi de donner ou de restreindre l’accès à des répertoires et fichiers à certains utilisateurs.