Trois façon de partage de fichiers en entreprise

Le partage de fichiers pour les professionnels de santé, trois façons de procéder

En quelques années, notre manière de travailler a radicalement changé. Lieux, horaires, supports, les cadres du travail ont explosé. Une grande part de notre activité est désormais dématérialisée. Par ailleurs, nous échangeons chaque jour une quantité croissante de données. Dès lors, comment concilier travail nomade sur de multiples supports et coordination des collaborateurs ? Comment échanger des données en toute sécurité et sans perte de temps pour travailler de façon optimale ?

Trois façon de partage de fichiers en entreprise

De nouvelles pratiques de travail

Les salariés, aujourd’hui, ne sont plus cantonnés dans un bureau à travailler toute la journée sur le même ordinateur. Ils sont mobiles, assistent à des réunions, vont voir des clients et surtout télétravaillent. La crise sanitaire, bien sûr a amplifié le phénomène très récent qu’est le télétravail. Les chefs d’entreprise connaissent désormais les nombreux avantages qu’il procure. Outre son indéniable intérêt dans la lutte contre la pandémie, il offre, par exemple, une grande flexibilité dans la gestion des ressources humaines. Il permet également de réduire les problèmes liés aux déplacements domicile-travail : embouteillages, grèves de transport…

En cas de travaux, déménagement des locaux ou transfert d’activité, le travail est moins impacté. Pour les salariés, cette pratique est appréciable. Elle facilite la gestion des enfants et des rendez-vous extra-professionnels. Elle permet aussi d’alléger les horaires de la journée en supprimant le temps de transport. Le télétravail est également valorisant, car il met l’accent sur l’autonomie du salarié.

Ce dernier, plus autonome, moins stressé, gagne en productivité. Mais le télétravail n’est pas la seule source de mobilité du salarié. Il peut, selon ses fonctions, quitter l’entreprise pour assister à des réunions, se rendre à des rendez-vous, en formation, etc. Dès lors, il n’utilise plus un support unique de travail, mais a recours à plusieurs appareils. PC au bureau, ordinateur portable à la maison, tablette en déplacement, smartphone en toutes circonstances… La multiplication des lieux et des supports de travail pose donc la question, essentielle, du suivi des dossiers partout et en toutes circonstances. Comment travailler à plusieurs sur un même dossier lorsque l’on n’est pas dans le bureau voisin ? Accéder à ses fichiers depuis l’autre bout du monde ou sa salle à manger ? Communiquer un document à un client en quelques secondes ? Le partage de fichiers est au cœur de la pratique contemporaine des entreprises.

Le partage de fichiers en entreprise, une pratique incontournable

Dès lors, comment procéder ? L’échange par boîte mail est la solution qui vient spontanément à l’esprit. Elle est toutefois insuffisante pour les fichiers volumineux. On peut alors envisager d’utiliser le réseau interne de l’entreprise, ce qui fonctionne dans une certaine limite. Si le partage de fichiers est en effet possible dans cette configuration, ses fonctionnalités sont réduites. Elle ne permet pas, par exemple, la gestion des différentes versions d’un document, et n’autorise pas non plus les commentaires de documents. Elle rend impossible tout partage avec une personne extérieure à l’entreprise. Par ailleurs, les salariés en déplacement peuvent difficilement avoir accès aux documents stockés sur l’intranet. De plus, l’accès hors ligne est impossible.

La solution idéale pour le partage de fichiers en entreprise est donc le recours à une plateforme spécialisée. Ces plateformes proposent un mode de partage très performant. Le stockage des documents est en ligne et sur des serveurs distants. Chaque collaborateur peut à tout moment y accéder depuis n’importe où via l’application dédiée. Il peut pour cela utiliser toutes sortes d’appareils, PC, tablette, smartphone, via Android, Mac OS, Windows… De plus, ce système permet de partager très facilement un dossier avec une personne extérieure à l’entreprise. Il gère les différentes versions des documents, permet de commenter ces derniers et propose un suivi des modifications. Bien sûr, l’offre est vaste, et il ne faut pas se tromper.

Trois options de partage de fichiers avec WeDrop

WeDrop est une plateforme de partage de fichiers parfaitement sécurisée pour entreprise fournies par Dropcloud. Tous vos documents sont chiffrés de bout en bout lors du transfert. Vous pouvez donc en toute tranquillité partager vos fichiers selon trois méthodes différentes.

  • La première est l’envoi par mail, classique et rapide pour les documents de faible volume.
  • La seconde est l’invitation. Vous pouvez inviter une personne à accéder à tout ou partie de vos documents. Pour cela, il vous suffit de choisir ses droits dans l’interface de gestion : manager, contributeur, lecteur. Votre interlocuteur reçoit un login et un mot de passe. Il peut désormais se connecter et consulter les fichiers en question. Il peut, si ses droits l’y autorisent, modifier ces documents. S’il est simple lecteur, il peut les consulter sans les modifier, ce qui est une garantie supplémentaire de sécurité. Enfin, vous pouvez à tout moment modifier le statut d’un collaborateur, supprimer un accès ou inviter un nouvel intervenant.
  • La troisième solution est l’accès par permalien. Vous pouvez partager un fichier ou un répertoire sous forme de lien. Ce lien peut être public, ou protégé par un mot de passe. Il peut être activé, interrompu et réactivé selon vos besoins.

Cette solution, pratique, simple et sécurisée, est très souple d’utilisation. Votre console d’administration vous permet de gérer tous les accès simplement, et même de les traiter par groupes : clients, invités, collaborateurs… WeDrop rend le travail collaboratif simple et intuitif, et le partage de documents à la fois souple et sécurisé.

Olivier CARRE
Olivier CARRE
Directeur Marketing et Commercial – DropCloud
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