WeDrop, l’indispensable outil de travail collaboratif

WeDrop, l’indispensable outil de travail collaboratif

WeDrop, l’indispensable outil de travail collaboratif

Une plateforme de partage de documents, pour quoi faire ? Qui peut bien avoir besoin d’un tel outil de travail collaboratif ? De fait, la digitalisation des échanges rend ce type de service indispensable pour tous les professionnels. Elle exige en effet de nouvelles approches en matière de stockage, de sécurité, d’échange, de partage…

Les fichiers voyagent davantage, de manière dématérialisée. Les documents et les versions se multiplient. Le télétravail est entré dans les mœurs. Dès lors, la gestion de vos documents ne peut être laissée au hasard.

Un fichier professionnel ne doit pas circuler de manière hasardeuse sur des réseaux plus ou moins sécurisés. Il vous faut passer par une plateforme de stockage et de partage pour tous vos échanges : en interne, avec vos collaborateurs en déplacement ou en télétravail, mais aussi en externe, avec vos clients et vos fournisseurs. Tous les services de votre entreprise sont donc concernés, de façon ponctuelle ou sur le long terme.

WeDrop, l’indispensable outil de travail collaboratif

Stockage et lecture des fichiers du travail collaboratif en ligne

Dans un premier temps, il vous faut trouver une solution de stockage adéquate pour vos documents numériques. Le stockage local, au sein de votre entreprise, est certes important mais non suffisant. Tout d’abord parce qu’il est indispensable de conserver une copie de ces fichiers dans un endroit sécurisé. Ensuite, parce que ces documents ne seraient alors pas accessibles à vos collaborateurs en déplacement ou en télétravail. Avec WeDrop, vous bénéficiez d’un stockage à distance sur des serveurs sécurisés situés en France. Cette redondance vous assure la sauvegarde de vos données. De plus vous pouvez, où que vous soyez, accéder à vos documents grâce à l’application WeDrop. Simple d’utilisation, son organisation ergonomique vous permet de classer, ranger, organiser vos dossiers.

L’arborescence détaillée de votre espace de stockage assure un accès rapide et simple aux répertoires et fichiers, qui peuvent être marqués comme : téléchargés, copiés, commentés, déplacés, renommés… Par ailleurs, WeDrop offre une possibilité de consultation de vos documents en ligne, sans avoir à les télécharger au préalable. Cette fonctionnalité est compatible avec Word, Excel, PowerPoint, PDF, Autocad, les fichiers audio et images et tous les formats les plus courants. Inversement, il vous sera très facile de télécharger des documents, voire des répertoires entiers, vers l’espace en ligne.

Partage de fichiers en ligne : invitation et droits

Dès lors, ce stockage distant accessible en ligne permet des solutions de partage innovantes. Plus besoin d’avoir recours à des clés USB ou des CD, inutile de tenter d’envoyer vos dossiers, souvent trop lourds, par email. WeDrop vous permet d’avoir accès à vos documents et de les partager en quelques clics avec vos collaborateurs ou vos clients. Grâce à WeDrop, vous pouvez rendre disponibles les dossiers de votre choix aux collaborateurs réunis sur un même projet.

Les droits accordés à chacun correspondent à son rôle dans le projet. Vous pouvez ainsi distinguer le manager, les contributeurs ou encore les lecteurs, qui peuvent consulter les documents mais non les modifier.

Mais comment faire si vos interlocuteurs ne possèdent pas de compte WeDrop ? Il vous suffit de leur envoyer un lien public ou un lien protégé par mot de passe. Ils pourront ainsi accéder aux fichiers que vous souhaitez partager avec eux. Vous pouvez activer les permaliens mais aussi les interrompre à tout moment. Avec WeDrop, vous pouvez donc créer votre propre espace client.

Travail collaboratif : suivi de projet, alertes et notifications, commenter et animer

Au-delà du simple partage, WeDrop permet un véritable travail collaboratif. Grâce au fil d’actualité, vous pouvez savoir en temps réel qui intervient sur les fichiers. Vous pouvez également intervenir vous-même et commenter les fichiers. L’application vous avertit dès qu’une mise à jour intervient. Les alertes et notifications vous signalent aussi si quelqu’un poste un commentaire ou importe un nouveau fichier dans le projet.

Pour animer vos projets, vous pouvez ainsi commenter des éléments du dossier et répondre à des commentaires. Vous avez également la possibilité d’envoyer à vos interlocuteurs des notifications individuelles ou collectives.

Personnalisation de l’interface, de l’accès au site et de l’espace client

WeDrop vous offre aussi la possibilité d’afficher les couleurs de votre entreprise sur votre plateforme. Ainsi, vos collaborateurs, vos partenaires et vos clients pourront évoluer dans un environnement clairement identifié. Vous pouvez incorporer votre logo en tête de vos emails. Les avatars utilisateurs sont également personnalisables. Lorsque vous envoyez un lien de partage à un client, il peut également comporter le nom de votre société. La page de connexion à votre site peut aussi arborer vos couleurs, et l’URL comporter le nom de votre entreprise, sur un modèle de type masociete.wedrop.com.

Grâce à la personnalisation WeDrop, vous pouvez très facilement mettre en place un espace client affichant vos couleurs pour un travail collaboratif plus fluide.

Administration des utilisateurs, suivi des accès, gestions des options

Afin de gérer les différentes fonctionnalités de WeDrop, vous disposez d’une console d’administration très complète. Elle vous permet de créer des comptes utilisateurs et de les gérer selon vos besoins : collaborateur, service, client… Pour chaque compte, il vous est possible de définir des droits, de suspendre ou de modifier les accès, de les supprimer. La gestion des accès peut s’opérer par groupes : collaborateurs, invités, clients… Les droits peuvent être accordés ou révoqués de manière individuelle ou collective.

Enfin, la console d’administration vous donne accès à des options techniques et fonctionnelles. Choisissez vos paramètres de sécurité (cryptage, checksum, antivirus…) et les fonctionnalités souhaitées (organisation, lecture de fichiers…). Définissez aussi l’espace de stockage, le nombre d’utilisateurs, le poids des fichiers autorisés

La plateforme WeDrop est sécurisée par mot de passe et bénéficie d’une analyse antivirale intégrale afin de vous éviter tout risque d’attaques. Vos données sont hébergées entièrement en France.

Olivier CARRE
Olivier CARRE
Directeur Marketing et Commercial – DropCloud
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