Le partage de données est désormais une pratique incontournable pour les professionnels de tous secteurs. Il s’est largement imposé avec la crise de la Covid-19 et l’élargissement du télétravail. Et même en dehors de cela, cette pratique présente de nombreux atouts pour les salariés appelés à se déplacer pour des réunions, des rendez-vous, des séminaires… Dès lors, comment faire pour que vos salariés aient partout accès à tous leurs dossiers de manière sécurisée ?

Partage de fichiers et sécurité

Le partage de fichiers présente aussi de nombreux avantages. Au sein de l’entreprise, il permet de gagner du temps. Chaque salarié peut accéder, sans déranger ses collègues, aux dossiers dont il a besoin. Ceux qui travaillent sur un même projet ont à tout moment accès à la totalité des documents qui s’y rapportent. En effet, le partage de fichiers assure efficacité et fluidité dans la gestion de projet.

Autre avantage, il n’est pas nécessaire de se trouver au sein de l’entreprise pour avoir accès à ces documents. D’ailleurs il est possible de les consulter à partir de n’importe quel point d’accès internet, à tout moment et partout dans le monde, si l’on dispose des codes d’accès nécessaires. Mais cette extrême souplesse présente aussi des dangers. Elle expose en effet les données professionnelles, qui sont hautement confidentielles, à toute sorte de menaces. Les systèmes connectés sont évidemment sensibles à des cyberattaques, mais ce n’est pas le seul risque. Les fuites de données sont souvent accidentelles. Selon l’Institut Ponemon, c’était même le cas pour 53 % d’entre elles en 2017. Problème technique, négligence, utilisation d’outils non sécurisés… les raisons sont multiples. En 2016, plus de la moitié des entreprises françaises auraient ainsi perdu des données.

Les pratiques dangereuses pour les données

Dans le cadre de l’entreprise, deux pratiques sont particulièrement à proscrire. La première, nommée Shadow IT, consiste pour les salariés à utiliser des systèmes d’information et de communication non validés par la direction informatique. Selon certaines études, ils seraient 80 % à pratiquer le Shadow IT. Ainsi un tiers des applications utilisées en entreprises seraient concernées. Si les salariés agissent ainsi, c’est souvent par ignorance, faute de sensibilisation à la sécurité numérique. Par ailleurs, leur entreprise ne leur propose pas toujours de solution satisfaisante en matière de partage de données. Ils croient donc bien faire en utilisant leurs propres solutions : sites de stockage, messageries, réseaux sociaux…

Autre pratique potentiellement dangereuse, le BYOD ou « bring your own device ». On désigne ainsi l’utilisation d’équipements informatiques personnels dans un cadre professionnel. Le télétravail favorise davantage ce type de pratique, et dans les TPE, près des trois quarts des salariés utiliseraient leur smartphone pour leur travail.

Le partage sécurisé avec WeDrop

Faut-il pour autant renoncer au partage de fichier ? La question, à l’heure actuelle, ne se pose plus vraiment, tant cette pratique est devenue nécessaire. Mais elle ne doit pas être subie par l’entreprise, qui doit reprendre la main sur les pratiques de partage. En premier lieu, c’est aux responsables, et non aux salariés, de choisir la plateforme de partage la mieux adaptée. Conseillés, bien sûr, par leurs services informatiques.

Pour cela, WeDrop met à votre disposition un éventail très complet d’applications de partage et de stockage de données. Les solutions WeDrop permettront à vos salariés de pratiquer le partage de fichier en toute sécurité. Dossiers, fichiers volumineux, images, vidéos, WeDrop permet de partager vos données sans limite de taille, ce que n’autorise pas une messagerie classique. Ainsi, chaque participant à un projet peut ajouter ou télécharger un fichier et partager des fichiers avec des tiers. Il reçoit une notification à chaque mise à jour, et peut même poster de commentaires. Ce processus est entièrement sécurisé. DropCloud utilise en effet un protocole HTTPS, les informations sont cryptées de bout en bout.

Le partage via DropCloud est bien plus sécurisé que par messagerie, et vous ne risquez pas d’erreur de destinataire. De plus, toutes les connexions s’opèrent par authentification forte. Selon ce principe, l’identification par mot de passe est doublée de l’envoi d’un email ou d’un SMS. Nulle raison, donc, de se priver du travail collaboratif et du partage de fichiers !

Des solutions pour tablettes et smartphone

Et la mobilité, alors ? La sécurité implique-t-elle de renoncer à l’usage de nos appareils mobiles, si pratiques en déplacement ? Mieux vaut veiller à ce que vos salariés utilisent des appareils mobiles uniquement dédiés à leur activité professionnelle. Mais quoi qu’il en soit, avec DropCloud, le partage de fichier s’adaptera parfaitement à ce format. DropCloud est en effet une solution responsive, qui s’adapte à tous les supports numériques, et notamment les tablettes et les smartphones. Vous pouvez également utiliser l’application WeDrop, accessible gratuitement avec notre offre de partage. Elle est également disponible pour Android et pour iOS Apple. Elle permet de naviguer dans l’arborescence de vos classeurs, de visualiser les documents bureautiques et médias, de partager et d’inviter un tiers, et enfin de télécharger un document pour le consulter hors ligne.

Grâce à WeDrop Synchro, intégré à votre compte WeDrop, tous vos documents seront automatiquement synchronisés et disponibles sur vos différents terminaux. Ainsi, vous pouvez vous rendre en réunion muni d’une simple tablette ; vous aurez tous vos dossiers à portée de main. Ensuite grâce à votre smartphone, vous pourrez les consulter à tout moment, même si vous disposez de peu de temps et d’espace. Et cela, bien sûr, en toute sécurité.

En quelques années, notre manière de travailler a radicalement changé. Lieux, horaires, supports, les cadres du travail ont explosé. Une grande part de notre activité est désormais dématérialisée. Par ailleurs, nous échangeons chaque jour une quantité croissante de données. Dès lors, comment concilier travail nomade sur de multiples supports et coordination des collaborateurs ? Comment échanger des données en toute sécurité et sans perte de temps pour travailler de façon optimale ?

De nouvelles pratiques de travail

Les salariés, aujourd’hui, ne sont plus cantonnés dans un bureau à travailler toute la journée sur le même ordinateur. Ils sont mobiles, assistent à des réunions, vont voir des clients et surtout télétravaillent. La crise sanitaire, bien sûr a amplifié le phénomène très récent qu’est le télétravail. Les chefs d’entreprise connaissent désormais les nombreux avantages qu’il procure. Outre son indéniable intérêt dans la lutte contre la pandémie, il offre, par exemple, une grande flexibilité dans la gestion des ressources humaines. Il permet également de réduire les problèmes liés aux déplacements domicile-travail : embouteillages, grèves de transport…

En cas de travaux, déménagement des locaux ou transfert d’activité, le travail est moins impacté. Pour les salariés, cette pratique est appréciable. Elle facilite la gestion des enfants et des rendez-vous extra-professionnels. Elle permet aussi d’alléger les horaires de la journée en supprimant le temps de transport. Le télétravail est également valorisant, car il met l’accent sur l’autonomie du salarié.

Ce dernier, plus autonome, moins stressé, gagne en productivité. Mais le télétravail n’est pas la seule source de mobilité du salarié. Il peut, selon ses fonctions, quitter l’entreprise pour assister à des réunions, se rendre à des rendez-vous, en formation, etc. Dès lors, il n’utilise plus un support unique de travail, mais a recours à plusieurs appareils. PC au bureau, ordinateur portable à la maison, tablette en déplacement, smartphone en toutes circonstances… La multiplication des lieux et des supports de travail pose donc la question, essentielle, du suivi des dossiers partout et en toutes circonstances. Comment travailler à plusieurs sur un même dossier lorsque l’on n’est pas dans le bureau voisin ? Accéder à ses fichiers depuis l’autre bout du monde ou sa salle à manger ? Communiquer un document à un client en quelques secondes ? Le partage de fichiers est au cœur de la pratique contemporaine des entreprises.

Le partage de fichiers en entreprise, une pratique incontournable

Dès lors, comment procéder ? L’échange par boîte mail est la solution qui vient spontanément à l’esprit. Elle est toutefois insuffisante pour les fichiers volumineux. On peut alors envisager d’utiliser le réseau interne de l’entreprise, ce qui fonctionne dans une certaine limite. Si le partage de fichiers est en effet possible dans cette configuration, ses fonctionnalités sont réduites. Elle ne permet pas, par exemple, la gestion des différentes versions d’un document, et n’autorise pas non plus les commentaires de documents. Elle rend impossible tout partage avec une personne extérieure à l’entreprise. Par ailleurs, les salariés en déplacement peuvent difficilement avoir accès aux documents stockés sur l’intranet. De plus, l’accès hors ligne est impossible.

La solution idéale pour le partage de fichiers en entreprise est donc le recours à une plateforme spécialisée. Ces plateformes proposent un mode de partage très performant. Le stockage des documents est en ligne et sur des serveurs distants. Chaque collaborateur peut à tout moment y accéder depuis n’importe où via l’application dédiée. Il peut pour cela utiliser toutes sortes d’appareils, PC, tablette, smartphone, via Android, Mac OS, Windows… De plus, ce système permet de partager très facilement un dossier avec une personne extérieure à l’entreprise. Il gère les différentes versions des documents, permet de commenter ces derniers et propose un suivi des modifications. Bien sûr, l’offre est vaste, et il ne faut pas se tromper.

Trois options de partage de fichiers avec WeDrop

WeDrop est une plateforme de partage de fichiers parfaitement sécurisée pour entreprise fournies par Dropcloud. Tous vos documents sont chiffrés de bout en bout lors du transfert. Vous pouvez donc en toute tranquillité partager vos fichiers selon trois méthodes différentes.

• La première est l’envoi par mail, classique et rapide pour les documents de faible volume.
• La seconde est l’invitation. Vous pouvez inviter une personne à accéder à tout ou partie de vos documents. Pour cela, il vous suffit de choisir ses droits dans l’interface de gestion : manager, contributeur, lecteur. Votre interlocuteur reçoit un login et un mot de passe. Il peut désormais se connecter et consulter les fichiers en question. Il peut, si ses droits l’y autorisent, modifier ces documents. S’il est simple lecteur, il peut les consulter sans les modifier, ce qui est une garantie supplémentaire de sécurité. Enfin, vous pouvez à tout moment modifier le statut d’un collaborateur, supprimer un accès ou inviter un nouvel intervenant.
• La troisième solution est l’accès par permalien. Vous pouvez partager un fichier ou un répertoire sous forme de lien. Ce lien peut être public, ou protégé par un mot de passe. Il peut être activé, interrompu et réactivé selon vos besoins.

Cette solution, pratique, simple et sécurisée, est très souple d’utilisation. Votre console d’administration vous permet de gérer tous les accès simplement, et même de les traiter par groupes : clients, invités, collaborateurs… WeDrop rend le travail collaboratif simple et intuitif, et le partage de documents à la fois souple et sécurisé.

Les conséquences de l’épidémie de coronavirus n’en finissent plus de nous surprendre. N’a-t-elle pas notamment contribué à faire entrer dans notre quotidien une pratique jusqu’alors plutôt exotique ?

Il s’agit, bien sûr, du télétravail. Cet usage est ancien, puisqu’il y a cinquante ans déjà quelques rares salariés travaillaient à distance grâce au fax et au téléphone. Sa montée en puissance à l’ère digitale a ensuite rencontré de nombreux freins, de nature essentiellement psychologique.

D’une part, les employés craignaient que leur vie professionnelle envahisse leur vie privée. Et d’autre part, les managers redoutaient de perdre tout contrôle sur l’activité de leurs salariés. Nous allons voir comment le télétravail a obligé l’accélération de la transformation digitale des entreprises.

Quand le télétravail s’impose

Puis, la pandémie nous a contraints au confinement. Du jour au lendemain, il a fallu inventer une nouvelle façon de travailler, à distance les uns des autres. Près de 41 % des actifs ont alors expérimenté le télétravail, qui concerne encore aujourd’hui un tiers des salariés. Parmi eux, 45 % sont en télétravail total. Or, la satisfaction des uns et des autres est indéniable. Plus de sept salariés sur dix apprécient cette expérience, et 67 % des dirigeants s’y disent favorable pour leur entreprise.

Il semble bien que le coronavirus ait changé notre façon de percevoir le travail, en redéfinissant ses cadres. Le travail ne s’inscrit désormais plus dans un lieu et des horaires déterminés. Il s’adapte aux contraintes et à la vie privée de chacun. Et loin de provoquer une perte d’efficacité, le télétravail semble au contraire améliorer la productivité des salariés. Deux raisons peuvent expliquer cela. Cette pratique passe par une plus grande autonomie du salarié : il est ainsi responsabilisé et mieux impliqué dans ses résultats.

De plus, il est libre de choisir l’organisation qui lui semble la plus efficace. Par ailleurs, le télétravail entraîne une amélioration de la qualité de vie au travail, en supprimant notamment les contraintes de transport. Le stress des horaires, des grèves, des embouteillages laisse la place à des moments de détente, du temps pour soi ou pour la gestion du foyer. Retards et absences se trouvent considérablement réduits. Du point de vue de l’entreprise, le télétravail permet également de réaliser des économies substantielles : réduction de la taille des locaux, des frais fixes des frais de déplacement…

Les salariés, quant à eux, voient dans le télétravail de multiples avantages. Car si certains regrettent les interactions sociales que permet le travail sur site, la plupart reconnaissent jouir d’une meilleure qualité de vie. Ils peuvent mieux adapter leurs horaires à leurs contraintes familiales. Ils se sentent par ailleurs valorisés de travailler en autonomie, et réduisent également leurs frais divers.

Le télétravail n’est pas, bien sûr une solution miracle. Il ne convient pas à tous et implique de nombreux aménagements. Mais il reste une vraie chance pour une entreprise, lui permettant notamment de faire face à toutes sortes de situations. Car le télétravail, c’est la souplesse.

Inégalité de la transformation digitale face au télétravail

Mais les bénéfices du télétravail seraient-ils réservés aux entreprises les plus en pointe ? Car il implique de nouvelles pratiques, notamment dans deux domaines : le management et l’équipement numérique. En télétravail, les règles managériales sont en effet quelque peu différentes.

Le contrôle des salariés n’est plus physique. L’autonomie et la responsabilisation sont de mise. Le management par objectif est alors à privilégier. Pour certaines entreprises, cela demande un véritable effort de conversion de leurs pratiques managériales, alors que pour d’autres, ces règles sont déjà intégrées.

Les salariés vont, bien évidemment, apprendre les règles du télétravail grâce à des formations mises en place. Mais il est un domaine où les inégalités sont encore plus criantes, c’est celui de la digitalisation. Si certaines entreprises sont parfaitement équipées, en raison de leur domaine d’expertise ou à l’initiative de leurs dirigeants, d’autres sont encore à la traîne.

Or le télétravail implique un niveau de transformation digitale élevée et de multiples précautions. L’équipement, bien sûr, est la première des exigences. Les salariés en télétravail doivent disposer d’appareils dédiés, afin d’éviter qu’ils aient recours à leur propre matériel, moins sécurisé. Chacun doit également posséder une connexion sécurisée et de qualité. Enfin, les salariés doivent pouvoir, à tout moment, consulter l’ensemble des dossiers sur lesquels ils travaillent, qu’ils soient sur site ou en télétravail. C’est là la principale difficulté, car cela implique que l’entreprise mette en place une politique de numérisation et de partage de ses ressources. Et cela, bien sûr, sans compromettre sa sécurité professionnelle ! Cette digitalisation à marche forcée semble souvent insurmontable, notamment pour les TPE et les PME. Il existe pourtant des solutions tout compris d’une grande simplicité.

Les solutions WeDrop pour le télétravail

WeDrop est une solution complète idéale pour le travail collaboratif dans le cadre du télétravail. WeDrop permet de stocker, de sauvegarder et de partager des fichiers en ligne. Ainsi, vos salariés peuvent y accéder depuis n’importe quel lieu, grâce à l’application WeDrop.

Par ailleurs, ses nombreuses fonctionnalités permettent un suivi en temps réel, facilitant le travail collaboratif. Versions, modifications, commentaires, tout est historisé. La gestion de l’outil est d’ailleurs très simple, et permet à l’administrateur de l’adapter selon ses besoins.

Les droits de chacun sont définis en amont : accès, modifications ou simple consultation, vous maîtrisez parfaitement le traitement de vos documents. Un client, un collaborateur ou un chef de projet bénéficient chacun d’un périmètre bien défini. Enfin, vous pouvez personnaliser votre interface aux couleurs de votre société, afin que tous, clients comme collaborateurs, se sentent chez vous sur votre espace de partage. Et bien sûr, WeDrop garantit une sécurité optimale à vos données partagées.